21년 하반기에 약 3~4개월 동안 프로젝트를 진행하면서 더 스마트하게 일할 수 있는 방법을 논의했고 생각보다 텍스트 기반으로 업무가 잘 진행되었기에 이번 프로젝트에서 진행한 "우리가 일하기로 합의한 방법"에 대한 공유를 해보려고 합니다.
개요
이 문서는, OOO팀을 대상으로, 코로나-19 환경에서 더 성과를 잘 내기 위한 방법들을 제안하기 위해서 작성되었습니다.
일일 공유 (daily scrum metting)
일일 회의를 매 업무일 오전 10시에 최대 15분 동안 진행하며, 다음과 같은 정보를 공유합니다.
- 자신의 상태 점수 (최악 1점 ~ 최고 5점)과 이유
- 어제 한 일들
- 오늘 할 일들
- 장애물 (예: 도움이 필요하거나 고민되는 것들)
권고
- 동료들에게 관련 지라 이슈와 그 산출물(있다면)을 함께 보여줍니다.
- 자신의 일이 다른 동료들에게 영향을 끼칠 경우, 누구에게 무슨 영향이 있을 것인지 함께 알립니다. (예: 자신의 작업 이후 이어서 일을 할 사람, 혹은 자신이 요청을 한 사람)
이렇게 하는 이유
- 서로에 대한 이해를 높여 오해를 줄이고 유기적으로 협력하는데 도움이 됩니다.
- 불필요하게 마감이나 압박감에 시달리며 덜 중요한 일에 우선적으로 시간을 쓰는 경우가 줄어들고, 팀에 더 가치 있는 일들을 더 집중할 수 있습니다.
- 불필요하게 대기하는 시간이 줄어들기 때문입니다.
장애물 (impediments)
장애물을 만났을 경우 (도움이 필요하거나, 고민이 되는 경우), 지라 "장애물" 컬럼에 새로운 이슈로 생성하고 다음과 같은 정보들을 기입합니다.
- 제목: 끝에 "#장애물" 을 추가합니다. (검색을 위한 태그)
- 설명
- 무엇이 고민되는가?
- 왜 고민 혹은 방해되는가? (혹은 이게 해결되면 무엇이 좋아지는가?)
- 관련 이슈 : "blocks"로 이 장애물이 방해하고 있는 이슈를 지정합니다.
완료 조건 (definition of done or acceptance criteria)
지침
- 요청자(an issuer)는 실행 방법이 아닌 완료시의 예상 상태를 기술합니다.
- 지시가 아니라, 이 일의 완료 여부를 어떻게 검증할 것인가를 기술합니다.
이렇게 하는 이유는, 전문가인 동료의 능력을 최대한 이끌어내서 최선의 결과를 얻기 위해서입니다.
지금 하고 있는 일 (Doing now)
동료와 오프라인에서 같이 일 한다면 오프라인에서 서로의 상태를 체크할 수 있는데 원격에서 비동기로 일을 할 때 진행 중과 이슈 사이에 '지금 하고 있는 일' 상태를 만들어 현재 실제로 진행 중인 이슈를 파악한다.
연락 방법
팀원은 언제든지 다른 동료에게 자신이 원하는 방식으로 연락할 수 있습니다.
즉, 발신자는 사전에 동의를 구하지 말고 연락하세요. 이렇게 하는 이유는 연결을 위한 절차를 없앰으로써 효율적으로 소통하게 하기 위해서입니다.
동시에 수신자는 언제든 연결 시도를 무시할 수 있습니다.
방해받고 싶지 않은 시간을 구글 캘린더와 슬랙 상태로 표시해두거나, 전화기를 방해금지로 설정하는 것도 좋습니다. 이렇게 하는 이유는, 방해를 받지 않고, 업무에 몰입할 시간을 확보하기 위해서입니다.
회의
회의 시작 전 해당 회의에 대한 진행자를 정합니다.
진행자는 오늘 회의에 대한 안건을 확인하고 해당 안건의 회의가 잘 진행될 수 있도록 중재합니다.
회의의 시작과 마무릴 진행합니다.
- 시작 전 회의록 작성 규칙을 정한다. (발언자에 따른 작성자)
- 마무리 전 회의의 결론과 액션 아이템을 다 같이 점검한다.
- 회의록은 다 함께 돌아가면서 작성합니다. 회의를 시작할 때 어느 발언자가 발언할 때, 누가 작성자가 될지를 결정합니다. (A가 발언하는 내용은 B가, B가 발언하는 내용은 C가, C가 발언하는 내용은 A가 작성합니다)
이렇게 하는 이유는 발언자는 발언에 집중하고 참석자가 다른 동료들의 이야기에 더 집중하며 회의 내용을 더 잘 기억하게 됩니다.
원격 회의
- 가능하다면 이어셋을 사용하거나(혼자) 혹은 컨퍼런스 콜용 마이크로폰(2인 이상)을 사용해주세요.
- 발언하지 않을 때는 가능하다면 음소거를 해주세요.
- 2명 이상이 같은 사무실에 있다면, 하나의 기기로만 접속해주세요.
- 속도를 확인해보고, 무선 속도가 느리다면, 유선을 사용해주세요.
참고자료
스포카
깃랩
37Signals: 리워크 (지금까지 일한 방식은 틀렸다)
오토매틱: [DBR] 8시간 자리만 지키면 무슨 소용?, 리모트 워크 핵심은 효율적 업무 진행
깃허브: 새로운 시장을 창조한 스타트업 GitHub의 비하인드 스토리
실제로 이번 프로젝트를 진행하면서 조금 더 효율적으로 일 할 수 있도록 불편한 점을 같이 논의하면서 작성한 내용 중 일부를 가져왔습니다.
많은 규칙 중 기억에 남는 규칙이 몇 가지가 있습니다.
컨디션 상태
같이 일하는 동료의 컨디션 상태를 미리 알고 미리 회의의 범위를 지정하고 혹은 아이데이션 같이 길어지는 회의의 경우 회의 스피드를 가장 낮은 점수를 이야기한 동료의 컨디션에 맞춥니다.
이때 개인적으로 목 통증으로 컨디션이 계속 오르락내리락하는 시기였는데 컨디션 점수를 통해서 사전에 오해를 방지하고 회의 중간에 쉬는 시간을 통해서 더욱더 효율적으로 회의를 할 수 있었습니다.
장애물 이슈 카드
본인이 고민되거나 혹은 현재 어려운 부분을 장애물 이슈 카드로 등록합니다. 해당 고민에 대한 논의는 이슈카드 코멘트를 통해서 논의하고 장애물이 해결된다면 작성자가 상태를 변경합니다.
작업을 진행하다 보면 더 나은 방식의 고민 혹은 약간 긴가민가 하는 것들의 내용이 있었습니다. 이번 프로젝트에서 예를 들자면 백엔드 API Resource Collection 명칭 혹은 구조 설계에 있어서 고민되는 부분을 이슈 카드로 등록하고 중간중간 쉬는 시간에 이슈 카드를 정리하면서 다른 사람이 혹은 내가 작성한 이슈 카드에 정리된 내용이나 알고 있는 내용 혹은 제안하고 싶은 내용을 작성합니다.
이전 업무방식의 경우 따로 티타임을 하거나 회의 시간을 잡아서 별도로 진행했습니다. 하지만 이 경우 아이데이션 회의로 이어져 결론이 안 나거나 엉뚱하게 진행된 케이스가 있었으나 비동기로 미리 해당 인원에 어려움이나 고민을 파악하고 시간을 두면서 논의할 수 있어서 논의에 있어서 시간이 많이 소요되지 않고(기다리는 시간이 없음) 시간 여유를 두어 더욱더 퀄리티 있는 논의를 할 수 있었습니다.
연락하는 방법
우선 발신자는 수단에 관계없이 발신을 하고 수신자는 수신하거나 거절한다.
아무래도 원격으로 근무를 진행하다 보니 현재 집중하고 있을까? 혹은 시간이 잡아서 스크럼 때 이야기하려고 미루다 보면 놓치거나 원하는 시점에 커뮤니케이션을 할 수 없는데 규칙으로 수신자 중심의 방식으로 결정하니 전화나 혹은 슬랙 허들과 같은 툴을 통해서 보다 자연스럽게 커뮤니케이션할 수 있고 수신자 입장에서 내가 집중하고 있다면 부담 없이 수신 거부를, 그렇지 않다면 연결을 통해서 바로 커뮤니케이션을 진행해서 집중된 시간에 업무가 흐름이 끊기지 않아서 효율적으로 일 할 수 있었습니다.
서술한 내용을 제외하고 도움된 규칙들이 많았으나 우선 가장 기억에 남는 규칙을 기준으로 작성했습니다. 아무래도 최근 재택근무를 진행하거나 혹은 재택근무 + 오피스 근무를 같이 병행하는 회사가 많아지다 보니 어떻게 하면 업무를 효율적으로 할 수 있을까 라는 고민에 도움이 되었으면 하는 마음에 해당 내용을 공유해봅니다.
처음부터 위에서 작성한 모든 규칙을 정하지는 않았고 서로 이야기를 통해서 불편한 부분을 이야기하고 규칙을 정하고 일주일 단위로 규칙의 유지 여부를 결정하거나 혹은 더 나은 방법을 제시하는 형태를 통해서 해당 규칙이 만들어졌습니다. 처음에는 좀 어색했으나 커뮤니케이션이 빨라지고 기존 대면 방식의 업무처리에서 비대면, 텍스트 방식으로 진행하다 보니 회의는 점점 짧아지고 업무 효율을 점점 더 높아지는 경험을 했습니다.
비록 4개월 정도의 짧은 시간 동안 적용한 업무 규칙이었지만 매우 효율적이었고 앞으로 기회가 된다면 업무를 진행함에 있어서 다음과 같은 규칙을 정해서 조금 더 효율적으로 일 할 수 있는 방법을 찾아볼 계획입니다.
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